项目管理 101 基础课：如何制定有效的计划？

编者按：项目管理计划是项目的主计划或称为总体计划，它确定了执行、监控和结束项目的方式和方法，包括项目需要执行的过程、项目生命周期、里程碑和阶段划分等全局性内容。在项目开始之前，如能制定清晰明确的计划，并让相关人员都了解项目的目标和自己的责任，风险和成本管控等， 会对项目的顺利进展有很大的帮助。本文编译自techasia的原题为“Project management 101: How to create an effective plan”的文章。

如果已经和客户商讨过项目所有的细节了，就不需要做项目管理计划了，对吧?

不对。

一个完善的项目管理计划，会涵盖项目发展过程中需要的所有细节。这个计划就好比一张地图，有了它，你就不会因为某个细节没把握好而坏了整个计划。

所说如此，不是所有团队都会实实在在把计划列明，他们也因此面临着因小小细节而导致项目混乱，最终失败的风险。

本文的宗旨，就是帮读者理解制定详细项目计划的重要性。

项目管理计划是什么？

在项目实际开展、任务分配之前，制定计划能帮助你组织团队的工作，这样就能节省时间，减少工作中可能是出现的误解，减少资源浪费导致的成本提高。

制定项目管理计划在以下几种情况有益处：

1. 决定项目的价值命题。计划能让利益相关者知道执行该项目的原因和目的，这个项目能解决什么问题，为什么利益相关者需要支持这个项目。只要目标清晰了，在选择合适的方法、资源、任务和团队成员的时候，就会比较自然。

2. 探讨项目中涵盖什么任务。项目管理计划应该详细地说团队要完成的所有任务，已经情况有变、出现风险时，可能需要执行的任务。计划也能让利益相关者知道最终计划能完成什么任务，达到何种质量标准。

3. 列出每项人物的具体负责人。计划应当让团队的每个人知道，自己具体负责什么，需要完成哪些任务，每个任务的时限，以及每个任务如何操作。也正因此，在制定计划的过程中，从团队成员那里获得信息是必需的。

4. 设定计划时限。时间确定后，你就知道团队中每个成员在哪个时间点需要完成哪项任务，计划应该设几个时间点，什么时候能交付最终产品和服务。

5. 指导项目预算。一开始就做好项目大致的预算，有助于避免后续出现意想不到的花费。

项目管理计划应有的元素

不管是什么样的项目管理计划，都应该包含必须以下必要元素，制定二级计划，在项目管理的过程中方便参考。

注意：以下列出的元素都是最基本的，应根据自己的企业、团队、客户和项目的具体情况来决定。

执行简介

计划的第一部分是项目的简要介绍，项目的使命、目的和衡量项目成功的标准。你还可以在介绍部分列出项目最终的成果和产出，让目标读者知道项目具体会达到什么效果。

整合

在这个部分里，应该列出整个项目详细的流程和相应的管理措施，列出团队成员的各自的任务和角色，企业组织和阶层次序，还包括企业内外的有影响者。

将注意力聚焦在管理和控制项目的修改、任务的执行、团队工作的管理以及项目收尾上。

注意，虽然有些内容和“项目有变时的管理计划”中的内容是重合的，但项目管理计划中也不妨列出这个部分。

范围

项目管理计划的范围可以和策划书的范围一致，最好详细描述。将项目的期限、团队能做到的，做不到的，还有应该避免的情况都列入其中。

这样一来，有助于团队成员了解项目的期限和范围，还可以避免出现误解。

时间表

任何项目管理计划，最重要的部分就是时间的规划。

计划中，应当列出项目中所有产品的时间节点，期限以及其他决定因素。最好将估计以上时间点的方法、负责人员、使用资源等等做出说明。

小贴士：时间表可以借助软件完成，列出每个任务预计的完成时间，让团队成员人手一份。你可以借助Gantt图表来做时间表，根据任务的先后顺序和分工来做出更明晰的计划。

成本

成本部分应列出项目的预算控制计划，包括控制预算的方法，负责人员和预算报告的做法。

质量

这个部分应该把重点放在保证最终产品/服务的质量，满足客户的所有需求上。

说清楚项目的质量标准是什么，负责质量保证和控制的人员是哪些，可以使用什么 工具 和方法，以及项目的成果如何衡量。

人力资源

人力资源部分可以提供关于在项目开发期间团队任命、管理和培训的信息。其中，应该包括控制成员表现和效率所需的资源、技术和方法等等。

交流

在项目管理计划中，列明如何管理好团队和利益相关者之间的交流，提出相关的方法和工具，负责保证交流顺畅的人员以及其他相关的元素。

在制定计划的同时，应该注意哪些信息是可以分享的，应该由谁来负责，谁有能力负责，可以使用什么方法，哪些信息什么时候是不适合分享的等等。

风险

在计划中，应对风险的识别、分析、管理、控制、和报告机制做出清晰的描述。说清楚谁负责哪个环节、具体的责任范围以及可以使用的方法。

小贴士：你也可以随着项目的进行，持续更新风险识别机制，以减少意外风险导致整个项目搁浅的可能。

结尾

在项目管理计划的末尾，可以加上：

1. 批准部分，以便利益相关者签字确认。

2. 文中使用的术语定义表。

3. 附件部分，将计划中提及的相关文件附上，以便参考。

4. 修改历史部分，随着项目的进行，计划可能有变动，届时可以列入这个部分以便记录。

制定你的第一个项目管理计划的步骤

1. 要保证团队中所有人都明白客户的要求和项目的目标、期限、交付的具体产品/服务和质量标准。

2. 在与客户会面商讨之后，开始列出计划的大纲。

3. 将列出的粗略大纲整理一下，开始制定详细的计划。除了以上提到的元素之外，你还可以加入一些项目的具体细节（比如管理评价、采购管理计划等等）。

4. 回顾计划，和团队成员商讨细节的调整。

5. 征求项目经理或者项目赞助人的同意（取决于具体公司架构）。小贴士：将所有征求同意的文件都在邮箱里保存好，一面未来出现争议。

重点

1. 计划没有列好，就先不要开始项目。

2. 别指望能一天完成项目管理计划。

3. 随着项目进展，你可能需要调整计划。如果后备计划有变，也应该在管理计划里相应的部分及时更新。

4. 项目管理计划的制定应该让团队成员和客户都参与进来，以免将来发生误解。

5. 项目管理计划没有完美的模板可以依葫芦画瓢。你应该按照自己手头具体项目的需要和关注点来制定计划。但是，像团队成员、成本、时间、资源和风险等都是必不可少的元素。

编译组出品。编辑：郝鹏程