如何简单快速的将纸质文件扫描成可编辑格式?

【PConline 解决方案】日常办公中，最烦的事莫过于要将已经扫描成PDF的文件，进行二次修改。说它烦，是因为PDF文件很难进行编辑。尽管，我们可以在网上下载免费的“PDF转Word”软件，但用过你会发现，转化后的文件有的会通篇乱码，有的格式则变得‘七扭八歪’。更重要的是，你可能在不经意间，就泄露了公司的商业机密。对于日常处理文件量较大的企业用户而言，不仅耗费大量的人力和时间成本，更有给企业带来经济损失的风险。

我们说，将PDF转换成Word的过程，其实就是对PDF文件内容的解析和识别处理过程。良好的处理过程，往往能够确保最终转换出来的Word文件内容更加完整，至少不会出现乱码、空白、文字错乱等问题。

免费虽好，却并不得心应手

目前，我们在使用网上那些免费的转换软件时，经常会遇到这些问题。首先，就是不知道该选哪一款转换软件好。首先，很多用户压根不知道该选哪一款转换软件才好，要知道一份正常的文件，用不同软件转出来的效果也是不同的。你要如何选择？

其此，就是转换过程中会出现的问题，例如转换后的文档都是图片，或是乱码，不论哪种情形，你都无法进行下一步的再编辑操作。

再者，那些免费的在线转换软件，在转换过程中我们的信息是否会被有意或无意的泄露？尤其是企业用户，一旦公司的商业机密文件遭到泄露，其后果恐怕将难以计数。

此外，你还可能遇到花费大量时间转换的文件根本无法打开。如果遇到上述种种问题，你该怎么办？ 其实，问题的关键在于前期“扫描”这一步！

或许正是看到了企业用户这一实际应用需求， 柯尼卡美能达推出了企业级扫描捕获解决方案eCopy ShareScan，将业务程序扩展至任何设备，向任何业务应用传送信息 。为企业用户带来高效的数字化协作办公体验。

该套解决方案，能够为企业用户提供高效且准确的方法，将纸质文件转换成各种可编辑的格式，例如Word、Excel、PowerPoint等等，并将扫描所得文件进行传送、保护以及随时随地进行共享，还可快速的转接至Microsoft SharePoint、E-mail和云端等处。

当我们处理纸质或数字文件时，有三个关键要素决定了捕获和工作流的成败与否，即安全性、可靠性和生产力。当我们使用输入设备捕获信息时，不会在无意中泄露机密信息给他人，当然更不会妨碍员工完成工作；其可靠性则体现在可以自动捕获工作流中的文件，减少流程中例如人为输入错误等潜在故障点；而一款功能强大的捕获系统，不仅能在适当的时间为用户提供合适的选择，还要能为流程提速。

有了eCopy ShareScan，扫描大不一样

现在，我们来看看柯尼卡美能达的eCopy ShareScan方案，可以帮我们做些什么？首先，用户可以在扫描过程中输入与个人信息相关的关键字，且根据这些关键字自动创建目录并归档，出于对信息安全的考虑，用户必须以认证身份登录，自动将扫描文档与用户信息绑定。对企业来说，高效的数字化办公很重要，但前提是要建立在安全的基础之上。该方案，为用户规避无意泄密风险的同时，还可以保证工作流的顺畅。

与此同时，为了减少人工查询以及手动输入的繁琐操作，该方案还为用户提供了自动填写完整表单功能。如何实现呢？首先，eCopy ShareScan从数据库检索用户输入和信息，当作为工作流的一部分使用时，生成的文档将是一个表单，将来自数据库检索过程的数据添加到用户扫描过的任何页面中。之后，创建一个模板，其目的是要将提取数据的字段区域，用于在最终的文档产品中插入数据，且能够在扫描过程中输入，也可以与数据库中的许多其他字段值一起提取。

不知你知否也遇到过这样的情况，尤其是那些工作重复性高且比较繁琐的部门，要将扫描得到的文件一个个发往不同收件人那里，是件费时费力且很琐碎的事情。为了避免重负扫描，该方案可以帮助用户同时发送至多目的地，提高效率的同时节约成本。我们只需在多功能一体机上将纸质文件扫描成电子文档，eCopy ShareScan便会根据设定对文件进行相应处理，同时发送到布标文件夹和个人邮箱。

此外，由于每一位员工的工作流程与文档处理需求都不一样，因此，管理员无法为每一个人定制他们的扫描工作流程。针对这个问题，eCopy ShareScan也有办法帮我们解决，用户可自定义工作流，实现“个性化”。最终用户通过账户登录后，可以通过“扫描属性设定”、“图标设定”、“文件命名”和“目标文件夹”四个模块，创建适合自己的业务流，而无需经过管理员进行操作。一方面，最终用户灵活度更高，另一方面，也大幅减少了管理员的工作，一箭双雕。

相信凭借柯尼卡美能达为用户提供的企业级扫描捕获解决方案eCopy ShareScan，可以为企业的日常文印、扫描、归档等工作，提供更灵活、便捷且安全的多重保障，大幅提升员工的工作效率，为企业带来高效的数字化办公体验，创造更多价值。